Cómo tener reuniones productivas

julio 3rd, 2018 Posted by Desarrollo Personal 6 comments

Reuniones: esa actividad de coordinación tan importante y en ocasiones tediosa por que todo lo hablado pudo ser un correo. 

Todo el que emprende, ofrece sus servicios o debe coordinarse con un equipo debe tenerlas, sin embargo podemos caer en la trampa de sentir que por  tener muchas reuniones estamos siendo productivos.

Empecemos por lo básico: la reunión es un instrumento de coordinación y/o seguimiento de planes de trabajo, no un “get together” del equipo u oficina. Debe tener un objetivo, un orden y una documentación. Todo esto para preservar un recurso muy apreciado en el mundo laboral: El tiempo.

Pedir una reunión para todo, no solo afecta los ritmos de trabajo de todos los involucrados, sino que solicita tiempos que van más allá del reunirse: preparar la información necesaria, trasladarse, el encuentro y volver a nuestras respectivas oficinas. Viéndolo en perspectiva, el tiempo de ejecución puede ser 15mins, pero la suma de todo lo demás puede darnos 2hrs.

Ojo: esta entrada no busca atacar las reuniones, son importantes y necesarias, sin embargo más abajo les dejo mis recomendaciones para sacar lo mejor de ellas.


  1. Ten un objetivo para la reunión: Como mencionamos más arriba, son un instrumento de coordinación y seguimiento, no una caja de sorpresas. Es un error común escuchar a personas diciendo “vamos a juntarnos para explicarte algo” sin darle a los involucrados un motivo final.En República Dominicana, esto abunda muchísimo por lo que aprovecho este párrafo para hacer una solicitud a quienes piden reuniones sin motivos: respete el tiempo del otro.
    Todo el que va a un encuentro, para que sea productivo, debe saber a que va. Esto para que la persona vaya preparada, tengan ambas partes claro lo que quieren lograr al final del encuentro, evitar improvisación y claro, evitar un segundo encuentro sin necesidad
  2. Si tenemos un objetivo, podemos tener una agenda: La agenda, es simplemente de lo que se va a hablar y se tienen que respetar. De lo contrario, la reunión pierde su objetivo y cae en el abismo de la improductividad.Temas (de que vamos a hablar), personas pertinentes (quien realmente debe estar ahi), el orden y tiempo de esos temas (si hay varios temas, se debe llegar a conclusiones de los mismos) y próximos pasos (que se debe hacer y como se reportará ese avance) son algunos de los puntos que pueden ser contemplados en una agenda.

    En lo personal, soy de los que sugieren reuniones presenciales para coordinación y virtuales para seguimiento y no dedicar más de 1hr a una reunión, pues después de la hr nuestra atención empieza a decaer. La presencia de personas pertinentes también es importante, no solo por que estamos usando su tiempo, sino por que pueden entorpecer el avance de la agenda.

  1. No confíes en tu memoria: Al final de toda reunión, debe haber un correo que documente todo lo acordado. A esto se le llama “Minuta”. La minuta es un listado de los involucrados en la reunión, temas conversados, conclusiones de los temas, responsabilidades asignadas y próximos pasos que pueden ser entregas o próximos encuentros.Esto es muy importante, pues puede ser la agenda de una reunión a futuro si asi se desea o una herramienta de seguimiento de todo lo coordinado.

Trucos finales:

En ocasiones, una de las dificultades iniciales para las reuniones es la coordinación y bloqueo de fechas. Para esto, sugiero el uso de google calendar, primero por que puedes enviar a todos los asistentes un correo con el día, hora y lugar (el cual se coordina con google maps) y tiene un espacio de notas donde se puede redactar la agenda.

Siempre es bueno considerar también, si el objetivo de la reunión puede ser logrado con una video llamada. Toda reunión menor, con un estimado de tiempo de 10 a 15 mins puede no ameritan desplazamiento, sino una llamada y un correo de seguimiento.

Al truco principal de las reuniones es que deben tener un objetivo y una conclusión. Todo el involucrado debe ser pertinente y lo más importante es optimizar el tiempo. 

Dicho de otra forma, es entender que estar ocupado no es ser productivo.

¿Qué te parece la entrada? Algo adicional que desees agregar. Déjame tus comentarios 😀

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6 comments

Emely dice:

¡Cuanta verdad y aporte al ecosistema emprendedor dominicano! Cuanto sufrir con no querer caer pesado, para ayudar a entender esto con quien uno quiere cultivar relaciones.
Son muchos los retos para lograr en poco tiempo. A mi me funciona, una agenda pre-reunión, definiendo los objetivos y el alcance.
En el correo de incitación de google calendar.
Emy

Mr.Pichon dice:

Poco a poco algunas practicas se volverán más comunes y eficientes. Estamos en el camino.

Gracias por tu comentario <3

Emerzon Castillo dice:

Chulísimo!!! A aplicar todo esto se ha dicho.

Mr.Pichon dice:

YES! Me alegra que te sea de utilidad. Si crees que alguien mas puede aprovechar esto, compártelo 😀

Jennifer Piñeiro dice:

Excelente post. Tengo 10 años en la industria de Manufactura y es el pan nuestro de cada día.
Skype for business es una herramienta súper útil para evitar desplazamientos físicos pero el abuso de ella también genera pérdida de tiempo.
Gracias por actualizar tu blog, respeto bastante tus escritos.
Saludos y muchísimas bendiciones.

Mr.Pichon dice:

Gracias por visitar mi blog y tomar el tiempo de dejarme un comentario!

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