Guía básica para planificar tu semana.

agosto 2nd, 2018 Posted by Desarrollo Personal 10 comments

Una pregunta que recibo regularmente es “¿cómo te da el tiempo para todo?”. Entre trabajo, vida personal, redes sociales y mi gata puede parecer que tengo más horas al día que todos los demás y les cuento: ya quisiera yo.

¡Todos queremos más tiempo! En un mundo cada vez más acelerado el tiempo es un recurso muy preciado que solo puede aprovecharse con organización, pero como todo en la vida es más fácil decirlo que hacerlo por lo que hoy les dejo un poco mi proceso de organización de la semana. 

IMPORTANTE:Existen aplicaciones para mejorar tu organización y tips de como optimizar el tiempo, sin embargo esto es un proceso lento y que requiere disciplina. Ningún app, por bueno que sea, es capas de ponerle orden a tu vida y tiempo, solo te ayudaran a mantener el orden que establezcas.

Otro detalle importante es que no todos funcionamos igual: yo soy muy de tener un mix entre lo análogo (anotar cosas en post its o tener un planificador en mi escritorio) y lo digital (guardar todas las reuniones en google calendar). Te sugiero amoldar todo lo que leas aquí a tu realidad y gustos, pues esto solo es una guía, no reglas. Empecemos:

Tener un Overview General: Preferiblemente antes de iniciar mi semana, hago un pequeño recuento de todo lo que tengo pendiente. Esto es inicialmente un listado sin orden de prioridad (algo así como liberar mi mente de todos los pendientes). Por lo general enlisto todo en un papel o en google keep, solo para saber que tan “intensa” viene mi semana.
¿Un buen momento para esto? Domingos en la noche. Así empiezo el lunes ubicado y enfocado.

A la plantilla: Luego de hacer el listado, utilizo un planificador de semana (el cual, por ser tan lindos/as, les dejo gratis descargable aquí). Trato de tenerlo visible en mi escritorio, así cuando inicio mis labores tengo claro mi norte del día (aunque me refuerzo colocando alarmas a las reuniones/entregas en google calendar).

El planificador que utilizo es bien simple: Pendientes por cada día de la semana y en que bloque del día resolveré esos pendientes. Si se fijan, no estoy utilizando horas a menos que sea necesario, sino bloques del día. Esto por 2 motivos:

  • Me libera del stress de tener una hora especifica para todo, cuando se que pueden surgir escenarios fuera de mi control.
  • Me ayuda a enfocar todas las tareas similares en el mismo bloque del día.

El último punto tiene un secreto: una de las cosas que más agotan es el cambio de mentalidad que involucra un cambio de tarea. No es lo mismo enfocarme en tomar la mañana para hacer y enviar cotizaciones, que cotizar algo, tener una reunión y tener que volver a cotizar. En el segundo escenario, tenemos que volver “al mood”.

Balance: Organizate buscando un punto medio entre tareas del mismo tipo y fechas de entrega. En mi caso particular, las reuniones presenciales consumen mucho tiempo, por lo que en caso de ser necesarias trato de agruparlas todas un mismo día y aprovecho herramientas como Skype para reuniones virtuales. Si en la semana tengo entregas de un proyecto, organizo todo para que los días previo a la entrega sean de actividades más suaves para poder dedicar el tiempo necesario a la tarea más pesada.

Se realista con el tiempo: En ocasiones, vemos algunas tareas como insignificantes. Un ejemplo perfecto es responder correos electrónicos, donde una bandeja de 5 correos, dependiendo su contenido pueden tomar toda la mañana. Mi sugerencia es no sumar más de 3 actividades por bloque del día. Recuerda que eres humano y hay tiempo que no programamos como el tiempo de comer, hacer labores del hogar o simplemente tomar un respiro.

Aprende a decir que NO y a programar: Uno de los principales errores o problemas es darle el control de nuestro tiempo a alguien más. En ocasiones pueden ocurrir emergencias y situaciones que nos obliguen a salir temporalmente de nuestro orden, pero no debe ser la norma. Luego de ver tu escenario y saber que tienes en la semana, si surge una necesidad de reunión o algún imprevisto, valida que puedes mover de tu agenda o aprovechar herramientas virtuales como reuniones digitales. Si el asunto no es emergente, puede quedarse para la semana entrante. Recuerda, mejor más tarde y bien hecho, que inmediato a medias.

Juega con tus bloques: ¿Estas logrando bien varias tareas de un bloque y puedes avanzar otras que habías puesto en otros días? Hazlo y reorganiza todo. ¿Terminaste todos tus pendientes del día y te queda energía? Avanza el primer bloque del próximo día. El organizarte y re-estructurarte es valido y abre la posibilidad a quizás terminar todos tus pendientes de una semana y tener más tiempo para organizar la próxima o hasta tomar un respiro.

¿Qué te parece este sistema de organización? ¿Algo adicional que pondrías en esta entrada? Deja tus comentarios y no olvides compartirlo con quien creas que lo necesita.

Post relacionados

10 comments

Lisbeth dice:

¡Me encantó!
He tenido varios problemas de organización en los últimos días, por todos los proyectos en los que quiero involucrarme. Pero la verdad es que mi mayor debilidad es aprender a decir que no.

Estoy tratando de ponerlo en práctica y soltando el miedo de “perder la oportunidad” porque todos vivimos en la generación del microondas y quieren todo para «ayer» 🤦🏻‍♀️.

Decir que no (cuando realmente no hay un espacio en nuestra agenda), también nos libera de la presión mental y la ansiedad o preocupación de tener el deadline encima.

¡Gracias Pichón! Este blogpost me ha sido de mucha ayuda. 🤗💜

Mr.Pichon dice:

Gracias por compartir esto, seguro hay mas personas en tu misma posición.

Grethel Valenzuela dice:

Hola!, gracias por todas las sugerencias, todas muy buenas y a tomar en cuenta. En mi caso debo agregar los días de sábado y domingo, debido a compromisos que de vez en cuando se presentan esos días.
Gracias mil por compartir con nosotros todas estas informaciones que pueden ayudarnos a tener un mejor desenvolvimiento en nuestro campo laboral y profesional.

Mr.Pichon dice:

Lo ideal es amoldar las cosas a nuestra realidad! Que bueno que el contenido te fue de utilidad 😀

RP dice:

Los domingos en la tarde los dedico a organizar mi semana.
Gracias por la plantilla, me encantó lo clean del diseño.

Mr.Pichon dice:

gracias a ti por pasar por mi blog 😀

Paola Grullón dice:

Pichón!!!
Gracias a Dios y al universo por tu existencia, leerte siempre nos enseña algo, gracias por este plan de organización ya que para mi será de mucho provecho porque por más que trate siempreeee dejo todo para ultimo y realmente a la hora de trabajar la mente se pone empty!!! jejeje

Mr.Pichon dice:

Gracias por tu comentario! Me mantiene motivado saber que es de utilidad 😀

AriadnnaG dice:

Tu como siempre tan acertado. Gracias.
Un fuerte abrazo y saluditos a #MsBishito ♥

Mr.Pichon dice:

gracias por tu comentario! un abrazo 😀

Leave a Reply

Your email address will not be published.This is a required field!

You may use these HTML tags and attributes:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Buscar

COLABORACIONES

Subscríbete

Recibe noticias y artículos relacionados con diseño directo en tu correo.

INSTAGRAM

Pinterest