Cómo tener reuniones productivas
Reuniones: esa actividad de coordinación tan importante y en ocasiones tediosa por que todo lo hablado pudo ser un correo. Todo el que emprende, ofrece sus servicios o debe coordinarse con un equipo debe tenerlas, sin embargo podemos caer en la trampa de sentir que por tener muchas reuniones estamos siendo productivos.Empecemos por lo básico: la reunión es un instrumento de coordinación y/o seguimiento de planes de trabajo, no un “get together” del equipo u oficina. Debe tener un objetivo, un orden y una documentación. Todo esto para preservar un recurso muy apreciado en el mundo laboral: El tiempo.Pedir una reunión para todo, no solo afecta los ritmos de trabajo de todos los involucrados, sino que solicita tiempos que van más allá del reunirse: preparar la información necesaria, trasladarse, el encuentro y volver a nuestras respectivas oficinas. Viéndolo en perspectiva, el tiempo de ejecución puede ser 15mins, pero la suma de todo lo demás puede darnos 2hrs.Ojo: esta entrada no busca atacar las reuniones, son importantes y necesarias, sin embargo más abajo les dejo mis recomendaciones para sacar lo mejor de ellas.
- Ten un objetivo para la reunión: Como mencionamos más arriba, son un instrumento de coordinación y seguimiento, no una caja de sorpresas. Es un error común escuchar a personas diciendo “vamos a juntarnos para explicarte algo” sin darle a los involucrados un motivo final.En República Dominicana, esto abunda muchísimo por lo que aprovecho este párrafo para hacer una solicitud a quienes piden reuniones sin motivos: respete el tiempo del otro.Todo el que va a un encuentro, para que sea productivo, debe saber a que va. Esto para que la persona vaya preparada, tengan ambas partes claro lo que quieren lograr al final del encuentro, evitar improvisación y claro, evitar un segundo encuentro sin necesidad
- Si tenemos un objetivo, podemos tener una agenda: La agenda, es simplemente de lo que se va a hablar y se tienen que respetar. De lo contrario, la reunión pierde su objetivo y cae en el abismo de la improductividad.Temas (de que vamos a hablar), personas pertinentes (quien realmente debe estar ahi), el orden y tiempo de esos temas (si hay varios temas, se debe llegar a conclusiones de los mismos) y próximos pasos (que se debe hacer y como se reportará ese avance) son algunos de los puntos que pueden ser contemplados en una agenda.En lo personal, soy de los que sugieren reuniones presenciales para coordinación y virtuales para seguimiento y no dedicar más de 1hr a una reunión, pues después de la hr nuestra atención empieza a decaer. La presencia de personas pertinentes también es importante, no solo por que estamos usando su tiempo, sino por que pueden entorpecer el avance de la agenda.
- No confíes en tu memoria: Al final de toda reunión, debe haber un correo que documente todo lo acordado. A esto se le llama “Minuta”. La minuta es un listado de los involucrados en la reunión, temas conversados, conclusiones de los temas, responsabilidades asignadas y próximos pasos que pueden ser entregas o próximos encuentros.Esto es muy importante, pues puede ser la agenda de una reunión a futuro si asi se desea o una herramienta de seguimiento de todo lo coordinado.
Trucos finales:
En ocasiones, una de las dificultades iniciales para las reuniones es la coordinación y bloqueo de fechas. Para esto, sugiero el uso de google calendar, primero por que puedes enviar a todos los asistentes un correo con el día, hora y lugar (el cual se coordina con google maps) y tiene un espacio de notas donde se puede redactar la agenda.Siempre es bueno considerar también, si el objetivo de la reunión puede ser logrado con una video llamada. Toda reunión menor, con un estimado de tiempo de 10 a 15 mins puede no ameritan desplazamiento, sino una llamada y un correo de seguimiento.Al truco principal de las reuniones es que deben tener un objetivo y una conclusión. Todo el involucrado debe ser pertinente y lo más importante es optimizar el tiempo. Dicho de otra forma, es entender que estar ocupado no es ser productivo.
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