Guía básica para planificar tu semana.
Una pregunta que recibo regularmente es "¿cómo te da el tiempo para todo?". Entre trabajo, vida personal, redes sociales y mi gata puede parecer que tengo más horas al día que todos los demás y les cuento: ya quisiera yo.¡Todos queremos más tiempo! En un mundo cada vez más acelerado el tiempo es un recurso muy preciado que solo puede aprovecharse con organización, pero como todo en la vida es más fácil decirlo que hacerlo por lo que hoy les dejo un poco mi proceso de organización de la semana. IMPORTANTE:Existen aplicaciones para mejorar tu organización y tips de como optimizar el tiempo, sin embargo esto es un proceso lento y que requiere disciplina. Ningún app, por bueno que sea, es capas de ponerle orden a tu vida y tiempo, solo te ayudaran a mantener el orden que establezcas.Otro detalle importante es que no todos funcionamos igual: yo soy muy de tener un mix entre lo análogo (anotar cosas en post its o tener un planificador en mi escritorio) y lo digital (guardar todas las reuniones en google calendar). Te sugiero amoldar todo lo que leas aquí a tu realidad y gustos, pues esto solo es una guía, no reglas. Empecemos:Tener un Overview General: Preferiblemente antes de iniciar mi semana, hago un pequeño recuento de todo lo que tengo pendiente. Esto es inicialmente un listado sin orden de prioridad (algo así como liberar mi mente de todos los pendientes). Por lo general enlisto todo en un papel o en google keep, solo para saber que tan “intensa” viene mi semana.¿Un buen momento para esto? Domingos en la noche. Así empiezo el lunes ubicado y enfocado.A la plantilla: Luego de hacer el listado, utilizo un planificador de semana (el cual, por ser tan lindos/as, les dejo gratis descargable aquí). Trato de tenerlo visible en mi escritorio, así cuando inicio mis labores tengo claro mi norte del día (aunque me refuerzo colocando alarmas a las reuniones/entregas en google calendar).El planificador que utilizo es bien simple: Pendientes por cada día de la semana y en que bloque del día resolveré esos pendientes. Si se fijan, no estoy utilizando horas a menos que sea necesario, sino bloques del día. Esto por 2 motivos:
- Me libera del stress de tener una hora especifica para todo, cuando se que pueden surgir escenarios fuera de mi control.
- Me ayuda a enfocar todas las tareas similares en el mismo bloque del día.
El último punto tiene un secreto: una de las cosas que más agotan es el cambio de mentalidad que involucra un cambio de tarea. No es lo mismo enfocarme en tomar la mañana para hacer y enviar cotizaciones, que cotizar algo, tener una reunión y tener que volver a cotizar. En el segundo escenario, tenemos que volver “al mood”.
Balance: Organizate buscando un punto medio entre tareas del mismo tipo y fechas de entrega. En mi caso particular, las reuniones presenciales consumen mucho tiempo, por lo que en caso de ser necesarias trato de agruparlas todas un mismo día y aprovecho herramientas como Skype para reuniones virtuales. Si en la semana tengo entregas de un proyecto, organizo todo para que los días previo a la entrega sean de actividades más suaves para poder dedicar el tiempo necesario a la tarea más pesada.Se realista con el tiempo: En ocasiones, vemos algunas tareas como insignificantes. Un ejemplo perfecto es responder correos electrónicos, donde una bandeja de 5 correos, dependiendo su contenido pueden tomar toda la mañana. Mi sugerencia es no sumar más de 3 actividades por bloque del día. Recuerda que eres humano y hay tiempo que no programamos como el tiempo de comer, hacer labores del hogar o simplemente tomar un respiro.Aprende a decir que NO y a programar: Uno de los principales errores o problemas es darle el control de nuestro tiempo a alguien más. En ocasiones pueden ocurrir emergencias y situaciones que nos obliguen a salir temporalmente de nuestro orden, pero no debe ser la norma. Luego de ver tu escenario y saber que tienes en la semana, si surge una necesidad de reunión o algún imprevisto, valida que puedes mover de tu agenda o aprovechar herramientas virtuales como reuniones digitales. Si el asunto no es emergente, puede quedarse para la semana entrante. Recuerda, mejor más tarde y bien hecho, que inmediato a medias.Juega con tus bloques: ¿Estas logrando bien varias tareas de un bloque y puedes avanzar otras que habías puesto en otros días? Hazlo y reorganiza todo. ¿Terminaste todos tus pendientes del día y te queda energía? Avanza el primer bloque del próximo día. El organizarte y re-estructurarte es valido y abre la posibilidad a quizás terminar todos tus pendientes de una semana y tener más tiempo para organizar la próxima o hasta tomar un respiro.